Regionalt innovasjonsprosjekt offentlig sektor 2021

Oslo kommunes egne foretak, etater og selskaper kan søke.

Statlige foretak med forretningsadresse i Oslo kan søke.

Forskningsorganisasjoner, bedrifter og enkeltpersonforetak kan ikke være søker.

Krav til prosjektansvarlig

• Prosjektansvarlig må være ett av Oslo kommunes egne foretak, etater og selskaper, eller et statlig foretak med forretningsadresse i Oslo.
• Prosjektansvarlig må sikre full finansiering av prosjektet i tillegg til RFF Oslo sin støtte.
• Prosjektansvarlig organisasjon må ha godkjent søknaden som sendes til RFF Oslo.

Krav til samarbeid og roller i prosjektet

• Prosjektansvarlig kan utføre prosjektet i forpliktende samarbeid med andre aktører, som bedrifter, offentlige organisasjoner i Norge eller FoU-partnere. Disse vil få dekket deler av sine prosjektkostnader gjennom RFF Oslo sin støtte.
• Dersom en samarbeidspartner er å regne som et foretak i henhold til statsstøtteregleverket, vil foretaket bli mottaker av statsstøtte. Støtte til "foretak" utgjør statsstøtte. Som regel er et «foretak» en bedrift, men i denne sammenheng menes enhver aktør som driver økonomisk aktivitet ved å tilby varer og/eller tjenester i et marked. Dette kan også gjelde offentlig eide foretak eller selskaper. Når et foretak skal få dekket deler av sine prosjektkostnader, enten som prosjektansvarlig eller som samarbeidspartner i prosjektet, må dette skje i henhold til Gruppeunntaksforordningens art. 25 (Kommisjonsforordning (EU) nr. 651/2014). Les mer om statsstøtte på Forskningsrådets nettsider.
• En eventuell samarbeidskonstellasjonen i prosjektet forventes å gi grunnlag for langsiktig samarbeid, utvikling og spredning av kunnskap og effektiv gjensidig utnyttelse av resultatene.
• Alle prosjektpartnere (utenom Prosjektansvarlig) skal registreres under "Samarbeidspartnere og FoU-leverandører" i søknadsskjemaet. Du kan lese mer om samarbeidsavtaler og FoU-leverandører her.
• En prosjektpartner skal defineres som enten "finansierende og utførende" (kommune og/eller bedriftspartner som går inn med egeninnsats) eller "utførende" (fullfinansiert FoU-organisasjon eller bedrift som er FoU-leverandør inn i prosjektet).
• Øvrige internasjonale aktører kan delta i prosjektet, men uten støtte fra RFF Oslo.
• Bedrifter i prosjektet som står i avhengighetsforhold til hverandre, vil regnes som én og samme støttemottaker etter statsstøtteregelverket.

Du finner detaljert og viktig informasjon på nettsiden om hva budsjettet kan inneholde.

RFF Oslo kan gi støtte til prosjektkostnader knyttet til FoU-aktiviteter i prosjektet. FoU-aktivitetene må være industriell forskning eller eksperimentell utvikling som definert i statsstøtteregelverket. 

«Industriell forskning er planlagt forskning eller kritisk undersøkelse med sikte på tilegnelse av ny kunnskap og nye ferdigheter for å utvikle nye produkter, prosesser eller tjenester, eller med sikte på en betydelig forbedring av eksisterende produkter, prosesser eller tjenester..». NB! Dette er ikke hele definisjonen av industriell forskning. En mer utførlig beskrivelse finner du på denne nettsiden. Se under «artikkel 25 viktige definisjoner».

«Eksperimentell utvikling: tilegnelse, kombinering, utforming og bruk av eksisterende vitenskapelige, teknologiske, forretningsmessige og andre relevante kunnskaper og ferdigheter med sikte på å utvikle nye eller forbedrede produkter, prosesser eller tjenester. Dette kan også omfatte for eksempel virksomhet som tar sikte på begrepsmessig definisjon, planlegging og dokumentasjon av nye produkter, prosesser og tjenester…» NB! Dette er ikke hele definisjonen av industriell forskning. En mer utførlig beskrivelse finner du på denne nettsiden. Se under «artikkel 25 viktige definisjoner».

Vi kan gi støtte til en andel av søkernes kostnader ved FoU-aktiviteter i prosjektet. Dette gjelder støtte til kostnader forbundet med egenutførte FoU-aktiviteter, og kostnader dere har gjennom kjøp av FoU-tjenester fra FoU-leverandører. 

Prosjektkostnader er faktiske kostnader som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet, og kan være:

• Direkte prosjektkostnader, som er kostnader til ressurser som er satt av spesielt for gjennomføringen av prosjektet, for eksempel personalkostnader for prosjektmedarbeidere
• Indirekte prosjektkostnader, som er knyttet til bruk av generelle ressurser som prosjektet drar nytte av. Indirekte prosjektkostnader inkluderer prosjektets andel av kostnader til husleie for kontor, IT/telefon og administrative fellestjenester knyttet til personal og økonomi.

I søknaden må prosjektbudsjettet brytes ned på følgende kostnadstyper:

• Personal- og indirekte kostnader, som er kostnader forbundet med bedriftens egenutførte FoU i prosjektet. Se retningslinjene våre for budsjettering av Personal og indirekte kostnader.
• Innkjøp av FoU-tjenester, som er kostnader forbundet med å engasjere FoU-leverandører.
• Utstyr, som er drifts- og avskrivningskostnader for vitenskapelig utstyr som prosjektet er avhengig av å benytte.
• Andre prosjektkostnader, som er forbundet med øvrig aktivitet som er nødvendig for å gjennomføre prosjektets FoU-aktiviteter.

De budsjetterte prosjektkostnadene må være i henhold til beskrivelsen i Gruppeunntaksforordningens art. 25 (3).

Vi gir ikke støtte til aktiviteter av driftsmessig karakter og til tiltak for å utnytte FoU-resultatene, slik som beskyttelse av immaterielle rettigheter, markedsundersøkelser og markedsføring, uttesting og ferdigstilling av nye produkter og tjenester. Du skal derfor ikke ta med slike kostnader i prosjektbudsjettet.

Omfang av støtte

Aktører i kommunal sektor kan søke om inntil 70 prosent støtte av sine budsjetterte prosjektkostnader.

Aktører i statlig sektor kan søke om inntil 50 prosent støtte av sine budsjetterte prosjektkostnader.

For eventuelle bedriftspartnere er maksimal støtte 50 prosent. Prosjekter skal ha varighet mellom 6 og 36 måneder.

Prosjektet må ha et omfang som gir grunnlag for å søke om minst 1 million kroner i støtte. RFF Oslos støtte til et prosjekt vil maksimalt kunne være 3 millioner kroner.

Graden av støtte til prosjektkostnader er avhengig av prosjektets innhold og type FoU-aktiviteter slik disse er definert i statsstøtteregelverket. Herunder prosjektets forskningsaktiviteter og samarbeidskonstellasjoner, samt størrelse på eventuelle bedriftspartnere. Støttegraden vil dermed kunne variere fra 25 til 70 prosent for innvilgede søknader.

For innvilgede søknader vil støtten bli endelig fastlagt i forbindelse med kontraktsinngåelse.

Forutsetninger for tildeling av støtte

Dersom søknaden innvilges, må prosjektansvarlig utarbeide en revidert søknad i samsvar med bevilgningsvedtak. Revidert søknad vil omfatte oppdaterte og utfyllende opplysninger om prosjektet og eventuelle partnere i prosjektet

Støtte til eventuell forskningsorganisasjon som er samarbeidspartner i prosjektet, går til ikke-økonomiske aktivitet, idet FoU gjennomført i faktisk samarbeid med andre regnes som en del av forskningsorganisasjonens ikke-økonomiske aktivitet. Dette ifølge ESAs retningslinjer for offentlig støtte til forskning, utvikling og innovasjon. RFF Oslo forutsetter at nødvendig regnskapsmessig skille mellom økonomisk og ikke-økonomisk aktivitet er på plass.

Statsstøtteregelverket setter klare begrensninger i støttegraden til foretakene avhengig av foretakets størrelse samt type aktivitet som utføres. Det forutsettes at forskningen gjennomføres i faktisk samarbeid mellom alle partnerne slik dette er definert i statsstøtteregelverket:

"Samarbeid mellom minst to uavhengige parter for å utveksle kunnskap eller teknologi eller for å nå et felles mål på grunnlag av arbeidsdeling, der partene i fellesskap definerer omfanget av samarbeidsprosjektet, bidrar til dets gjennomføring og deler risikoer og resultater. En eller flere parter kan bære alle kostnadene for prosjektet og dermed frita andre parter for finansiell risiko. Oppdragsforskning og yting av forskningstjenester anses ikke som en form for samarbeid."

Dersom søknaden innvilges og den omfatter samarbeidspartnere, må prosjektansvarlig inngå avtale med alle samarbeidspartnerne.

Støtte til "foretak" utgjør statsstøtte. Med foretak menes i denne sammenheng enhver aktør som driver økonomisk aktivitet ved å tilby varer og/eller tjenester i et marked. Dette vil gjelde eventuelle bedriftspartnere i prosjektet, men kan også gjelde foretak med kommunal eller statlig eier. Når et foretak skal få dekket deler av sine prosjektkostnader, som samarbeidspartner i prosjektet, må dette skje i henhold til Gruppeunntaksforordningens art. 25 (Kommisjonsforordning (EU) nr. 651/2014).

Prosjekter innvilget under denne utlysningen, kan få krav om årlig prosjektregnskapsrapport som dokumenterer påløpte prosjektkostnader og finansiering av disse.

Utbetaling av støtte

Vi utbetaler 50% av støtten for første kalenderår i prosjektet mot faktura ved oppstart, og deretter inntil 50 %ved årets slutt mot godkjent prosjektregnskap for første år. I år 2 utbetales på samme måte. Annen utbetaling kan avtales.

Sluttutbetaling skjer under forutsetning av at prosjektets sluttrapport og prosjektregnskap blir godkjent. Du får bare dekket reelle kostnader som er ført i prosjekteiers regnskap.

Prosjektansvarlig avgjør hvilke(n) arkivløsning(er) som skal brukes for lagring av forskningsdata som oppstår i prosjektet. Prosjektansvarlig oppgir dette i forbindelse med revidering av søknad.

Tilgjengelige verktøy og tips til søknaden

Bruk gjerne prosjektverktøy utviklet av Forskningsrådet og/eller KS i arbeidet med søknaden.

Det er mulig å få bistand fra en av kompetansemeglerne i Oslo. Kompetansemeglerne kan hjelpe til med på finne et relevant forskningsmiljø, og å gi tips og råd i forbindelse med søknaden. 

Søknaden skal opprettes og sendes inn via Mitt nettsted. Dette er en utlysning med fast søknadsfrist og du kan levere samme søknad flere ganger fram til søknadsfristen. Det er den sist leverte søknaden som blir vurdert.

• Søknaden og alle vedleggene skal skrives på norsk eller engelsk. Du finner alle søknadsmalene nederst i utlysningen.
• Alle vedleggene skal være i PDF-format.

Obligatoriske vedlegg

• Prosjektbeskrivelse på maksimalt 10 sider. Bruk standard mal som er publisert sammen med denne utlysningen.
• Partneropplysninger for prosjektansvarlig søker og for hver av samarbeidspartnerne, enten de er offentlig eller private). Bruk standard mal som er publisert sammen med denne utlysningen.
• CV for prosjektleder og andre sentrale prosjektmedarbeidere (for eksempel ansvarlige for prosjektets arbeidspakker). Bruk standard mal.

Alle krav i utlysningen må være oppfylt. Søknader som ikke oppfyller kravene til utforming eller krav til prosjektansvarlig og krav til samarbeid og roller i prosjektet vil ikke bli behandlet.

Vi vil ikke vurdere dokumenter og nettsider det lenkes til i søknaden, eller andre vedlegg enn dem som er spesifisert over. Det er ikke teknisk validering på innhold i vedleggene du laster opp, så pass på å laste opp korrekt fil på riktig vedleggtype.

Valgfrie vedlegg

forslag på inntil tre fageksperter som antas å være habile til å vurdere søknaden

 Øvrige vilkår

• Vi tildeler midler i henhold til gjeldende EØS regler for statsstøtte til bedrifter som deltar. Kunnskapsdepartementet har meldt ordningen med Regionale forskningsfond til ESA under forskrift om unntak fra notifikasjonsplikt for offentlig støtte § 1, jf.EØS-avtalen vedlegg XV nr. 1j (forordning (EU) nr. 651/2014).
• For prosjekter som innstilles til finansiering, vil det bli avkrevd mer informasjon både om prosjektet og om prosjektpartnerne.
• Vedtak om bevilget støtte kan i noen tilfeller også innebære prosjektspesifikke betingelser. Vi forbeholder oss derfor retten til å gå i dialog med søker vedrørende gjennomføringsplan og budsjett.
• Faktisk tilskudd er basert på regnskapsførte utgifter i prosjekteiers ordinære regnskap
• Dersom prosjekter som har fått tilskudd ikke blir gjennomført eller ved manglende rapportering, kan RFF Oslo kreve at utbetalte tilskudd blir tilbakebetalt.

Søknaden med obligatoriske vedlegg vil bli gjort tilgjengelig digitalt i en nettportal for fagpersoner som skal foreta vurdering av kriteriene "forskning og innovasjon", "virkninger og effekter" og "gjennomføring". Hver søknad vurderes av et fagpanel som vanligvis består av tre fagpersoner. Fagpanelet leverer en omforent vurdering av søknaden for hvert av disse tre kriteriene.

Dersom fagpanelet har bedømt samtlige kriterier til karakter 4 eller høyere i en skala med 7 som høyeste karakter, vil søknaden bli vurdert også ut fra kriteriet regional "relevans for utlysningen" av saksbehandlere i RFF Oslo. Resultatet av vurderingen av de fire ovennevnte kriteriene oppsummeres i en "hovedkarakter" som et samlet uttrykk for prosjektsøknadens kvalitet.

Basert på vurdering fra fagpanel og regional «relevans for utlysningen» utformer administrasjonen i RFF Oslo en innstilling som legges fram for fondsstyret i RFF Oslo for beslutning.   Fondsstyret vil legge vekt på å oppnå en balansert portefølje av prosjekter, og på prioriteringene i RFFs policydokument for 2020-2023.  

Forventet svar på søknaden

Fondsstyret for RFF Oslo vil ta beslutning om eventuell finansiering av søknader i uke 5, 2022.